Aurélien Bardon

Avec l’avènement de Google Drive et Sharpoint, les fichiers partagés font désormais partis de notre quotidien.

Il convient toutefois de se poser la question quand ils sont utiles et quand ils sont inutiles.

Pour un prestataire, il s’agit aussi de pouvoir distinguer les risques de l’usage de ce type de fichier.

Un fichier partagé est utile quand :

• le fichier va être utilisé régulièrement
• le fichier va être édité à plusieurs
• Le fichier va demander plusieurs validations
• Le fichier est très lourd à envoyer par email
• Le fichier est un peu sensible et doit éviter de se retrouver dans des emails
• On souhaite essayer de contrôler des droits d’éditions / téléchargements / consultations

Un fichier partagé est inutile quand :

• le fichier va être utilisé 1 fois
• le fichier est juste une information envoyée
• Vous n’allez pas intervenir dessus mais juste une autre personne 1 fois
• Fichier très temporaire

S’il faut en plus un login/pass/code pour accéder au fichier alors la tâche devient plus longue et pénible.

Voyons voir désormais les risques pour les prestataires

• Vous avez travaillé énormément sur un fichier partagé. Votre client coupe l’accès. Vous ne pouvez pas prouver votre travail
• Vous avez livré. Votre client vous indique que c’est faux et que c’était déjà dans le fichier
• Vous souhaitez réaccéder à de l’information / votre travail mais votre accès est coupée
• Le fichier a été supprimé ou n’est plus accessible car votre interlocuteur a quitté l’entreprise

Il y a d’autres cas mais j’ai listé ici les cas les plus fréquents.

Parfois, envoyer par email et mettre à jour un fichier partagé est une manière de se protéger.

Vous avez le même problème avec certains outils en ligne comme trello. Si votre accès est coupé, vous perdez tout.

Aurélien Bardon
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