Adapter le canal de communication

par Aurélien Bardon

Pour

    gagner du temps
    ne pas en faire perdre aux autres
    mieux se faire comprendre
    se blinder / laisser des traces
    faire comprendre l’importance / l’urgence
    assurer le compréhension du message
    transmettre des informations confidentielles
    mettre un peu de pression
    recadrer un comportement / situation non satisfaisante

Il convient de bien choisir son canal de communication.

J’entends par canal de communication : téléphone, email, messagerie instantanée, courrier

Téléphone (sans RDV)

    Coupe son interlocuteur dans sa tâche en cours (lui fait perdre du temps)
    Ne laisse pas de trace (force et faiblesse)
    Difficile d’expliquer et de transmettre des informations complexes
    La communication orale et non visuelle (sans les justes) peut être source de mal entendu
    Permet d’avoir une réponse immédiate
    Permet de transmettre plus d’émotions via la tonalité de la voix

Email

    Laisse des traces
    Permet de transmettre beaucoup d’informations
    Ne dérange pas le destinataire dans ses tâches
    N’exprime normalement pas une urgence absolue
    Facilite l’envoi d’une information à plusieurs destinataires en même temps
    Permet de répondre quand on le souhaite en prenant le temps que l’on souhaite
    Possibilité d’activer des preuves de lecture (contournable)

Messagerie instantanée

    échange souvent plus informel / détendu
    ne permet pas la transmission d’un brief
    laisse moins de traces qu’un email
    transmission de documents / liens
    échange à plus de 2 aisé
    peut être intrusif

Courrier

    Ultra formel
    Lent
    Valeur juridique plus difficilement contestable
    Coût

Comment choisir les bons canaux de communication pour être efficace et gagner du temps ?

J’ai tendance à éviter au maximum le téléphone et à le réserver aux urgences. Cela peut être aussi une solution en complément d’un email pour renforcer l’urgence ou la force du message communiqué.
Eduquer ses collaborateurs / clients à vous contacter avant tout par email permet de réduire le nombre d’interruptions dans la journée (la plaie des métiers du web)

Le téléphone peut être une bonne solution également pour baisser le niveau de pression et de stress. Le problème de l’email est qu’il communique difficilement les émotions. Et il n’est pas toujours possible dans un contexte pro d’utiliser des smiley… Les triples points d’exclamation !!! et points d’interrogation ??? ont tendance à m’agacer 🙂

Concernant la messagerie instantanée, la solution la plus simple est de ne pas être connecté en permanence. Si cela n’est pas possible alors il faut toujours avec conscience que nous sommes en droit de ne pas répondre immédiatement.

Faire le choix de répondre immédiatement, c’est aussi faire le choix d’arrêter une tâche et donc de prioriser une tâche peut être beaucoup moins importante. A la fin de la journée, cela peut permettre de partir à 17H30 plutôt que 19H 🙂

Aurélien Bardon
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