Gain de temps, simplicité, efficacité

par Aurélien Bardon

La plupart du temps, les gens qui disent :

  • pour aller plus vite
  • pour simplifier
  • pour être plus efficace

n’ont aucune idée de quoi ils parlent.

Ils ne sont jamais intéressés à la gestion du temps, la gestion des performances ou au processus cognitifs.
Ils confondent par exemple facile/difficile et simple/complexe, n’ont jamais lu le moindre livre dédié à la question et encore moins expérimenté réellement plusieurs méthodes.

Générallement, tous ces conseils signifient : « Il faut faire comme cela car je ne souhaite pas faire autrement, cela me fatiguerait ».

ils excluent généralement de leur réflexion les problèmes de sécurité, de budget, d’historique, de synchronisation, de knowledge management, de compréhension, de droit et surtout ils témoignent d’un manque extraordinaire d’empathie.

Prenons le cas d’une relation client/prestataire.

Le client souhaite pouvoir transmettre ses demandes à n’importe quel moment de la journée sans se fatiguer et avoir une réponse immédiate quelque soit la nature de la demande.
Il décrochera donc son téléphone car :

  • C’est plus simple
  • C’est plus rapide

Il en est depuis toujours intimement convaincu. Il faut répondre à son besoin immédiatement. Attendre est frustrant. Formaliser une demande (par exemple par un email) est fastidieux et demande un effort.

Illustrons avec le cas du bébé.

Un bébé a faim, il souhaite être contenté immédiatement. Il hurle jusqu’à obtenir son lait. Progressivement, via l’école et l’éducation qu’il reçoit de ses parents, bébé apprend à gérer sa frustration. Attendre l’heure pour manger. Attendre que tout le monde soit autour de la table pour sa première bouchée etc.

Revenons à nos moutons.

Le prestataire a besoin de concentration pour être efficace dans son travail.

concentration

Etre efficace lui permet d’être plus performant auprès de l’ensemble de ses clients et de rentrer chez lui à une heure décente pour sa famille.

Pour être efficace et apporter de la visibilité à ses clients/prospects, le prestataire a besoin de planifier ses tâches.
Cela lui permet aussi de mieux organiser sa vie personnelle : sport, apéro avec des amis, cinéma, repas en amoureux.

Ainsi lorsqu’un échange téléphonique est planifié, le prestataire n’est pas interrompu dans sa tâche.
Cela lui permet aussi de préparer quelques minutes plus tôt l’appel et de préparer tous les docs et infos dont il a besoin.

Il convient d’adapter son canal de communication.

Pour faire le bon choix, la matrice de Churchill est assez utile

matrice churchill

En français, appliqué au planning d’une personne

Urgent Moins Urgent
Important A faire aujourd’hui A Planifier
Moins important A sous traiter
à déléguer ou
à faire en fin de journée
A laisser de coté
pour aujourd’hui

Accepter de collaborer différement demande de changer ses habitudes.
La résistance au changement est l’un des problèmes majeurs en entreprise.

Il existe de nombreuses techniques (de management / manipulation) pour éviter ou diminuer la force de cette résistance mais cela fera l’objet d’un prochain article.

routine

Parfois, il s’agit d’un autre problème qui est potentiellement bien plus grave, son rapport à l’autorité / la hiérarchie.

A suivre…

Aurélien Bardon
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