Aurélien Bardon

J’ai eu l’occasion d’organiser l’année dernière une journée de conférence pour une association à but non lucratif. C’est un super souvenir et je remercie encore la bonne centaine de personnes qui se sont déplacées ainsi que tous ceux qui m’ont aidé.

L’organisation d’une telle journée demande en amont un petit peu de préparation : Trouver une salle, les intervenants, imaginer un programme, réserver un apéro et un resto…
Mais c’est surtout la communication qui prend le plus de temps afin d’espérer remplir une salle complète et retomber sur ses pieds financièrement.

Au final, mission accomplie !

Si vous souhaitez organiser un événement de ce type, voici quelques élements financiers qui pourraient vous aider :

Du coté des frais

Je n’ai engagé que 2 factures. Cela simplifie considérablement les démarches d’avoir peu de prestataires, 2 en l’occurrence.

Coût de la location de 2 étages d’un ancien hotel particulier + 2 pauses café + un buffet traiteur avec boisson + le service.

Coût d’un apéro dans un bar (tapas+service+resa) : 500€

Du coté des recettes

Billetterie

Sponsoring de la journée
Agence 1 : 500€
Agence 2 : 2000€
Sponsoring de l’apéro
Agence 2 : 500€

Au final :
2000+ 500 + 4320 + 500 – 6621,60 – 500 = +198,40€

Nous retombons donc tout juste sur nos pieds avec un léger bénéfice grâce à la billetterie (salle pleine) et aux 2 sponsors locaux.

Au final, je pense que le prix des entrées était vraiment beaucoup trop faible. Les augmenter aurait permis de défrayer les intervenants (private joke) ou bien encore de constituer une réserve pour aider le prochain événement (Il y a toujours un acompte à payer) et ainsi prendre moins de risque.

Ce qui n’a pas été compté (Je n’ai pas de visibilité ni de pouvoir de décision sur ces éléments)

• Les frais que l’association a souhaité d’elle-même engager
• Les frais de l’outil de billetterie dont je n’ai plus accès
• Les recettes que l’association a récolté d’elle-même (1 sponsor spécifique à l’événement + 9 sponsors nationaux)

Je vous encourage à organiser ce type d’événements c’est assez sympa.

Aurélien Bardon
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